“Mijn mail en bestanden staan in Microsoft 365, dus Microsoft back-upt dat toch wel?” Het is een van de meest voorkomende, en gevaarlijkste, misvattingen bij ondernemers. Het antwoord is simpel: nee, niet op de manier die jij nodig hebt. Microsoft zorgt ervoor dat de dienst beschikbaar blijft en dat hun infrastructuur niet plots je data verliest. Maar of jouw specifieke mail van vorig jaar nog te herstellen is nadat iemand ze verwijderde? Dat is jouw verantwoordelijkheid.
In dit artikel leggen we uit waar die verwarring vandaan komt, wat Microsoft wél en niet bewaart, welke risico’s je loopt, en hoe je zelf een degelijke back-up regelt.
Gedeelde verantwoordelijkheid (shared responsibility)
Clouddiensten zoals Microsoft 365 werken met een model van gedeelde verantwoordelijkheid (shared responsibility). Kort samengevat:
- Microsoft is verantwoordelijk voor de cloud zelf: de infrastructuur, de beschikbaarheid van de dienst, de beveiliging van hun datacenters.
- Jij bent verantwoordelijk voor je data ín de cloud: wie er toegang toe heeft, en of je een kopie hebt als er iets misgaat.
Microsoft zegt dit zelf ook met zoveel woorden in hun servicevoorwaarden: ze raden aan om regelmatig zelf een back-up te maken met een externe dienst. Met andere woorden, de verantwoordelijkheid om je data terug te kunnen halen, ligt bij jou.
Wat bewaart Microsoft 365 wél, en hoe lang?
Microsoft 365 heeft ingebouwde functies die op korte termijn helpen, maar het zijn géén volwaardige back-up. Een overzicht:
| Functie | Wat het doet | Beperking |
|---|---|---|
| Prullenbak (mail/OneDrive) | Herstelt recent verwijderde items | Meestal maar 30 dagen; daarna weg |
| Tweede-fase prullenbak | Extra herstelvenster na leegmaken | Ook tijdelijk, standaard beperkt |
| Versiegeschiedenis | Vorige versies van bestanden | Beperkt aantal versies en duur |
| Bewaarbeleid (retention) | Houdt items langer bij als ingesteld | Complex en niet standaard aan |
Het cruciale punt: deze functies zijn bedoeld om een recente vergissing ongedaan te maken, niet om je data maanden of jaren veilig te bewaren. Zodra de bewaartermijn verstrijkt, is de data definitief verdwenen. En bij een goed opgezette aanval kan ook de prullenbak leeggemaakt worden.
De reële risico’s
Waarom is dit meer dan theorie? Omdat er in de praktijk verschillende manieren zijn waarop je data verliest, ook al staat ze “veilig in de cloud”.
Per ongeluk verwijderde mail of bestanden
De meest voorkomende oorzaak van dataverlies is gewoon een menselijke fout. Iemand verwijdert een verkeerde map, leegt de prullenbak, of merkt pas na maanden dat een belangrijke mailmap ontbreekt. Tegen dan is het herstelvenster van Microsoft vaak al verstreken.
Ransomware die ook je cloud raakt
Veel mensen denken dat ransomware alleen lokale bestanden treft. Maar OneDrive en SharePoint synchroniseren met je computer, versleutelde bestanden worden dus mee naar de cloud gesynchroniseerd en overschrijven de goede versies. Zonder een aparte back-up buiten Microsoft 365 kan ook je cloud-data verloren gaan. Meer over die dreiging lees je in ransomware voorkomen: 7 maatregelen voor je KMO.
Een vertrekkende medewerker
Wanneer een medewerker vertrekt, wordt zijn account vaak verwijderd om licentiekosten te besparen. Daarmee verdwijnen ook zijn mailbox, bestanden en gedeelde documenten, soms met waardevolle klantcommunicatie erin. Zonder back-up ben je die informatie kwijt.
Retentielimieten en verkeerde instellingen
Bewaarbeleid in Microsoft 365 is krachtig, maar ook complex. Eén verkeerde instelling en items worden vroeger verwijderd dan je dacht. En de standaardinstellingen zijn zelden afgestemd op wat jouw bedrijf echt nodig heeft.
Een externe back-upoplossing: waar let je op?
De oplossing is een aparte back-up van je Microsoft 365-data bij een dienst buiten Microsoft. Zo pas je meteen de gouden 3-2-1-regel toe: je data staat niet meer op één plek. Let bij de keuze op:
- Volledige dekking. Back-upt de oplossing zowel Exchange (mail), OneDrive, SharePoint als Teams?
- Automatisch en frequent. Draait de back-up meermaals per dag vanzelf, zonder dat iemand eraan moet denken?
- Eigen bewaartermijn. Kun je zelf bepalen hoe lang je data bewaard blijft, ook jaren, los van de limieten van Microsoft?
- Versiebeheer. Kun je terug naar een moment vóór een besmetting of foute wijziging?
- Eenvoudig, granulair herstel. Kun je één losse mail of bestand terugzetten zonder alles te moeten herstellen?
- Versleuteling en locatie. Is de data versleuteld, en weet je in welke regio ze bewaard wordt (relevant voor GDPR)?
Een dienst als Acronis Cyber Protect maakt een aparte, versleutelde back-up van je Microsoft 365-omgeving met eigen bewaartermijn en granulair herstel.
Regel het vóór je het nodig hebt
Een Microsoft 365-back-up is een van die maatregelen waar je pas aan denkt wanneer het te laat is, wanneer die ene mailbox al verwijderd is of ransomware al heeft toegeslagen. Het opzetten kost weinig moeite en de kosten zijn beperkt per gebruiker. Zet het daarom vandaag op je lijst, niet morgen.
Volgende stap: Doe de gratis cybersecurity-scan en krijg een persoonlijk actieplan voor jouw KMO.